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2021.10.21
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【面接選考後~内定承諾編】高額な紹介手数料を支払っても人が辞める…を防ぐ!紹介会社を上手に使うコツ◎

 

母集団形成のために、自社サイトや媒体での採用のみならず、紹介会社を利用した採用活動を行っている病院や企業も多いと思います。そこで今回は、紹介会社を利用した際、面接選考後~内定承諾までの1つ1つのフェーズで気をつけるべきポイントをご紹介します。また、内定承諾~入職までの期間で入職予定者から実際にあった相談事例や入職前辞退を防止するポイントもお伝えします。

 

1.面接後の合否連絡は、いつまでに行う?

通常業務に追われていて合否連絡が出来ていない…そもそも、合否連絡っていつまでに行えば良いのか。遅くなると、どんなリスクがあるのでしょうか?

事業者様や人事担当者様から良く伺うお話しとして、「業務に追われていて応募者に合否連絡ができていない」、「社内稟議に時間がかかっている」という内容を耳にします。しかし、合否連絡が遅くなったり、選考が長引いたりすると、応募者は入社意欲が下がってしまい、選考辞退や内定辞退につながる要因になります。応募者からすれば、合否結果の待ち時間が長くなればなるほど不安が募り、貴院・貴社に対する不信感が膨らむものです。このため、面接当日から2~3日以内を目安に、内定(採用)・不採用の旨をご連絡するようにしましょう。

 

 

2.『内定通知書』 『採用条件通知書』はどうやって作成する?

合否連絡は紹介会社にすれば良いですか?また、その際に用意するものはありますか?不採用の場合はどうすれば良いのでしょう?

弊社では、入職後トラブルを防止するため、事業者様・人事担当者様に「内定通知書」と「採用条件通知書」という書面をご用意いただきます。フォーマットは下記にご用意しておりますので、ぜひご活用ください。また、不採用の場合は今後の応募者選定の参考になるため、不採用に至った理由を紹介会社に伝えましょう。

 

    内定通知書のダウンロードはこちら   

  

【看護師】採用条件通知書のダウンロードはこちら

  

【薬剤師】採用条件通知書のダウンロードはこちら

  

【他職種】採用条件通知書のダウンロードはこちら

 

 

 

 

3.内定受諾・辞退連絡する際に気をつける点は?

内定受諾・辞退連絡のやり取りは誰がするのですか?流れがわからないので、教えて欲しいです。

応募者への内定受諾・辞退の連絡は紹介会社が行います。内定を受諾された場合は、紹介会社から貴院・貴社へその旨の連絡があります。また併せて、入職日の調整を紹介会社が実施します。それ以降、貴院・貴社と入職予定者との直接的なやり取りが開始できます。入職手続きに関する書類送付やお電話等でのご連絡・ご案内を、できるかぎり迅速かつ丁寧に行いましょう。入職予定者にとって、内定受諾~入職までの間は、不安を抱きやすい期間でもあります。貴院・貴社の対応の印象が入職予定者のモチベーションにつながりますので、「内定を承諾して良かった」・「不安なく入職できる」といった安心感を与えていただけるよう、ご留意ください。また、応募者が内定を辞退される場合は、理由と併せて紹介会社からの連絡があります。他、詳しいスケジュールに関してもご紹介いたします。

 

 

 

 

4.入職前辞退を未然に防ぐには?

応募者に「入職します」と内定承諾をいただいてから実際に入職する日まで、かなり時間が空きますよね。空いた期間に、「やっぱり入職を辞退します」と連絡がいただいたことがあるんですが、入職辞退を未然に防ぐためには、どういうアクションを起こせば良いのでしょうか。気をつけるべき点はありますか?

入職前辞退を決めた応募者にアンケートした結果、このような声をいただきました。  

◆内定後に連絡がなかった
◆健康診断など対応事項が多いにも関わらず、書類が送られてくるのが遅い
◆入職手続きで対応している職員の対応が悪い(口調が強い・対応がずさん)
◆入職前オリエンテーションで面接時に話していたことに相違があった
◆入職手続きの中で、面接時にきちんと説明を受けていないことが発覚した
◆入職前オリエンテーションを対応した方の印象が悪かった
◆入職手続きの担当者から入職予定先のネガティブな発言があった

せっかく採用した方が入職前辞退に至ってしまったら、求人側にとっては不本意な結果になります。入職前辞退を未然に防ぐポイントとして、内定承諾後は定期的に入職予定者と連絡を取る(可能であれば、電話・WEBもしくは入職予定者と直接お会いし、コミュニケーションを取ると良い)入職前のスケジュールを事前に共有する入職手続き・オリエンテーションを担当する職員に情報共有・対応方法の指導を行う面接時に入職後の相違がないよう説明する、この4つが肝心になります。

 

  

 

5.まとめ 

ポイント1

面接結果は【2~3日】を目安に紹介会社へ報告しましょう! 

ポイント2

内定の場合は、『内定通知書』 『採用条件通知書』をご用意いただいた上で紹介会社へ報告を行うことで、入職後のトラブル防止になります! 

ポイント3

不採用の場合は、不採用に至った理由を紹介会社に伝えると今後の応募者選定の参考になります! 

ポイント4

内定受諾後、入職予定者との直接コンタクト開始です。

入職まで期間が空く中でコミュニケーションが取れていなかったり、入職日までに対応することのご案内が無いと入職予定者は不安に思います。入職手続きに関する書類送付や入寮や託児所の利用手続き、オリエンテーションなどのご案内などはできるかぎり迅速かつ丁寧に行いましょう!また、書類の郵送やメールのやり取りだけでなく、電話・WEBもしくは入職予定者と直接お会いし、コミュニケーションを取るとお互いに現在の状況が把握しやすく、相互理解に繋がります。 

 

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