新入職員を受け入れる時期が近づくにつれ、経営者・人事担当者様はさまざまな準備に追われ多忙になるのではないでしょうか。受け入れ準備が不十分だと、就業先に対する不満を抱きやすくなり、早期退職につながるケースもあります。本記事では新入職員を受け入れる時期に経営者・人事担当者様が「準備・対応すべきこと」をフェーズに分けてご紹介します。
＜内定～内定承諾＞内定者に送付する書面の準備
採用活動を進める上で、内定者が決定したら、速やかに「内定通知書」「採用条件（労働条件）通知書」を提示しましょう。「採用条件通知書」は、労働基準法第15条において、労働契約を締結する際に提示しなければならない『明示義務事項』として内容が定められています。入職が決定した後にトラブルが発生しないよう、内定を通知する時点で労働条件を明示しておくことをおすすめします。内定時から入職までに労働条件に変更があった場合は、必ず変更点を通知しましょう。
内定の通知と共に、「内定のお祝いメッセージ」を送付することもおすすめです。「ぜひあなたと共に働きたい」、「歓迎している」という気持ちを伝えることで、スムーズに内定を承諾してもらうことが期待できます。
内定を受け入れる意向が確認できたら、「内定承諾書」を発行すると共に、返送してもらいたい書類を案内しておきましょう。内定者のモチベーションを保ちながら入職までの流れを理解してもらい、入職の辞退を未然に防ぐことにもつながります。無料でダウンロードいただける以下のテンプレートをご活用ください。
＜入職1～2カ月前＞入職に必要な書類の準備
入職予定者からは、複数の書類を確実に期日通りに提出してもらわなければなりません。もれなくスムーズに回収し、入社までに必要な手続きを完了できるよう、雇用者側で発行するもの、入職予定者から回収するものを整理してリストアップしておきましょう。
入社手続きに必要な書類には、主に以下のものがあります。
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