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2021.11.25
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SmartHRのご紹介◎待ったなしの人事・労務処理を劇的効率化する方法をご紹介!!

年末調整/入社/退社/手続き/労務手続き/給与明細/マイナンバー等の申請がラクになります!

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年末調整、人事労務手続き…管理や処理は紙?Excel?

毎年、人事・労務のご担当者様にとって「繁忙期」と言える時期は年末調整業務で多忙を極める11~12月、入退社者が増える1~4月ではないでしょうか。「紙でとりまとめ、エクセルで管理しているが煩雑になる」「確認作業で通常業務が逼迫し、残業時間が増える」「いくつもファイルを開いて確認作業をするのでリスクが伴う」という事業者様の声を多く伺います。SmartHRは、そんな人事・労務のご担当者様のお悩みを解決します!

 

 

 

中高年や高齢者でも分かりやすいシンプルで簡単な操作画面!

-「システム導入」って…操作するのが難しいんじゃない!?

-人事・労務を長く担当している方が中高年、年配の方だから機械操作が苦手

-スタッフ全員が使いこなせるか不安

SmartHRのシステムは、ご利用いただくみなさまが迷わず正しい申告・申請ができるようにデザインや操作性にこだわって開発いたしました。下記一例をご覧ください。

 

 

年末調整がペーパーレスに!PC・スマホでラクラク!

  • 依頼 提出がラクラク スマホ
    Step1 依頼・提出がラクラク
    ・1CLICKで従業員に提出依頼を送付
    従業員はスマホやPCからアンケートに答えるだけ
  • 作業進捗も見える化
    Step2 作業進捗も見える化
    ・進捗状況は一覧で確認可能!
    ・提出が遅れていても簡単に再通知
  • ペーパーレス 源泉徴収 給与明細
    Step3 ペーパーレスで完結
    ・集まった情報を給与計算ソフトに取り込み
    源泉徴収票と給与明細を配布して完了

 

 

入社手続きは紙・判子が不要になる!

  • 従業員情報収集 スマホ PC
    Step1 カンタンに従業員情報収集
    従業員本人がスマホやPCから直接入力
    ・雇用契約もオンラインで締結
  • 社員情報
    Step2 情報が自動で蓄積
    ・入力された情報がそのままデータベースに
    情報の転記いらずで一元管理を実現
  • 電子申請 役所
    Step3 手続き書類を自動で作成
    ・集まった情報から手続き書類を作成
    ・電子申請も可能で、役所への往復も不要!

  

 

雇用契約の締結・各種人事文書の通知もオンラインで完結!

  • 雇用契約書 正社員
    Step1 送る契約書を選ぶ
    管理者が入社予定者に、送付の宛先に応じた雇用契約書のフォーマットを選びます
  • 従業員 メール 送信
    Step2 従業員を選んで送信
    契約書のフォーマットを決めたら、送り先の従業員を選んでメール送信します
  • PC スマホ 従業員
    Step3 PC・スマホでポチポチ署名
    従業員は受信したメールから、署名していけば作業が終わります

 

締結したい文書を選び、従業員に送ったら、あとはPCかスマホで合意をもらうだけ。Web上でやりとりできるから、紙の文書やサイン、押印が不要になります。文書はクラウド上に保管できるため、管理もラクラクに。さらに、労働条件通知や給与・賞与の通知など、内容への合意を必要としない人事労務関連の文書をすべてペーパーレス化できるようになります。

 

 

給与明細は紙いらず、WEBでいつでも確認できる!

従業員 給与明細 PC スマホ

担当者は給与データをインポートしたら、配布日を設定するだけ!

従業員はPCやスマホでログインし、好きな時に給与明細を確認できます。

 

 

 

その他

 

電子申請社会保険や雇用保険の主要な手続きの電子申請に対応しています。手続きのために役所に出向いたり、窓口で長時間待たされたりすることはありません。なお、電子申請対応している健康保険は、 協会けんぽのみとなりますが、協会けんぽ以外の健康保険組合に加入されていても、厚生年金保険の書類は電子申請が可能です。

 

マイナンバー安全かつ確実にマイナンバーを収集できます。保管されたマイナンバーは各書類へ出力可能です。マイナンバーは暗号化された状態で保存され、万が一データが流出した場合でもマイナンバー自体が把握されることはありません。また、人為的な流出の抑止として、マイナンバーの閲覧履歴は監査ログとして自動保存されます。

 

 

 

人事労務担当者の人的、時間的工数削減!

紙やExcelで処理や管理をしたり、切手を貼って郵送、役所へ提出…といったフローを行っている事業者様が多いと思います。しかし、このSmartHRを導入することで、人事労務担当者様の人的・時間的工数の削減が可能です。従来のフローをシステム導入により簡素化したことで捻出できた時間を、これまで注力できていなかった新人教育研修やフロー改善のための見直しなど、組織を活性化するために動くということも可能になるはずです。下記グラフをご覧ください。

 

SmartHR 導入企業 経営 事業展開 人材採用 

これは導入企業の従業員規模をグラフで表したものです。1~100人規模、100~299人規模の事業者様が2021年度調査では減っている傾向にあります。しかし、従業員規模が小さい事業者様こそ、少数の人事労務担当者に負担をかけるのではなく、今後の経営面(事業展開・人材採用など)に力を注ぐ時間を捻出させるために、SmartHRの導入をオススメいたします。

 

 

 

システムの導入でリスクを回避できる!

人事労務担当者様は、従業員の個人情報を預かる重要な役割を持っています。紙やExcelで処理や管理を行っていては、将来的に紛失・誤り・漏れ・遅れのリスクが伴います。「うちは中小企業だから大丈夫」とお考えの事業者様が多いと思いますが、人事労務トラブルが発生した場合、解決するためにどんなコストが掛かるでしょうか。

■病院、薬局、施設のイメージダウンによる信頼の失墜・風評被害

訴訟などに発展した場合の弁護士費用

その後の対応を行う従業員のコスト(残業代)

現職員のモチベーション低下

 

「小さなミスくらい大したことはない」と思うかもしれません。しかし、この小さなミスが原因で大きな損失をした会社は意外と多いものです。アナログな体制を一度見直し、人力で対応するのではなくシステムに頼る、ということが今後重要になってきます。

 

 

SmartHRのセキュリティ対策について

SmartHR セキュリティ 対策 監査

 

 

導入事例

A社/従業員数:1,670名(2017年4月時点)

導入前のお悩み 2020年までに現状の4倍程度の規模に成長していくにあたり、本社コストを抑えたい。
導入効果 約1,700名の給与計算と入社手続きを2名で実施できる体制に。
導入前のお悩み 手渡しでの書類やりとりに紛失のリスクが。FAXでは文字が読み取れないことも。
導入効果 従業員だけでなく顧問先の社労士事務所とのやりとりも紙がなくなり、セキュリティ上のリスクが減少。

サービス 比較 スピード感

 

B社/従業員数:約3,400名(2019年5月時点)

導入前のお悩み 多いときでは1店舗で30枚ある入社書類。店舗から本部への回収で3週間かかる。
導入効果 遠隔店舗でも郵送・回収の時間がほぼ0に、担当部門の工数と発送にかかるコストを削減。
導入前のお悩み 年に数回・数千枚の雇用契約書の更新作業が発生し、定期的な負担が大きい。
導入効果 紙がなくなり、発送~回収まで約45日必要な雇用契約の更新が10日で約95%完了。
導入前のお悩み 書類を紙で配布するために14時の集荷に間に合うように郵送準備が煩雑。
導入効果 3,400名の年末調整と給与明細を電子化。短期契約で約1カ月必要だった人員が不要

 

C社/従業員数:約1,800名(2018年7月時点)

導入前のお悩み 入社手続きを開始して健康保険証が届くまで2~4週間。
導入効果 地方オフィスで3名で実施していた業務を東京オフィス1名で巻き取れるように。
導入前のお悩み 人事労務を効率化しつつ、従業員側の使いやすさも重要視したい。
導入効果 直感的に使えるため、マニュアルを読まずに操作でき、ヘルプページやサポートが充実していて安心。

ツール デザイン 従業員

 

D社/従業員数:約72名

導入前のお悩み 2021年9月に「売上300億円」「従業員500名」を目標に急速に拡大するための体制構築が必要。
導入効果 社員100人弱の段階から、先を見据えたバックオフィス体制の構築実現。初期段階から従業員情報を一元管理。
導入前のお悩み 毎月10名の雇用契約書の作成・印刷・郵送・督促で1~2週間かかっていた。
導入効果 労働条件通知書・雇用契約書を電子化。作成から合意まで1日で完了。

 

 

 

 

▼動画で確認したい方はこちら

 

 

 

 

 

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