長井さんが代表を務める株式会社アールナインでは年間約3万件の面接を行なっており、現在はその全てがウェブ面接になっているといいます。同社が行なっているウェブ面接トレーニング研修への問い合わせも3月以降、急増したそうです。「対面の面接なら雰囲気で意思疎通できる部分がありますが、ウェブではそれがありません。対面と同じ成果を出すには本来、トレーニングが必要なんです」。
長井亮（ながい・りょう）
富山県出身。青山学院大学卒業。人材採用支援会社、株式会社アールナイン代表取締役。これまでに2,000社を超える経営者・採用担当者の相談や、5,000人を超える就職・転職の相談実績を持つ。経営者を対象に年間約100回のキャリア・採用に関する講演、セミナーを行う。一般社団法人国際キャリア・コンサルティング協会の代表理事として、人材プロフェッショナルの育成にも取り組んでいる。
急遽、面接をオンラインに切り替えた場合などに対応できるように最低限知っておくべきポイントはあるのでしょうか。
長井さんは、「求職者に勘違いさせてしまう可能性がある所作については、事前に伝えておきましょう」と呼び掛けます。一言伝えておけば防げた行き違いの事例を見てみましょう。
これまでにこんなケースがあったといいます。
ケース１
面接官が話を聞きながらキーボードを打ってメモを取っていたところ、求職者は「面接中に別の仕事をしているなんて…」と勘違いし、モチベーションが下がってしまった。
▶事前の一言
「お話を聞きながらパソコンで記録用のメモを取るので、キーボードを打つ音が聞こえるかもしれませんが、ご了承ください」
☝さらにアドバイス
キーボードの音が気になる場合は、ノートにメモをするというアナログな方法がいいでしょう。
ケース２
モニターに映った求職者の顔を見て話したり聞いたりしていると、終始うつむいているように見えたようで「反応がほとんどない…話をきちんと聞かれているのか不安だ」に感じた求職者がいた。
▶事前の一言
「モニターを見て話すので、目線がずれることもあるかもしれません。ご了承願います」
☝さらにアドバイス
後付けカメラの場合、取り付け位置によって角度が上すぎたり（見下ろしているように見える恐れあり）下すぎたり（伏し目がちに見え、目が合いにくい）するケースがあります。相手からどう見えるか、必ず事前に確認しましょう。また、ウェブ面接では顔の表情で伝えるしかないので、反応や相づちを普段よりも大げさに行いましょう。
環境と所作に配慮すれば、ウェブ面接はメリットが多い
また、ウェブ面接では所作の他に、環境についても配慮が必要になります。実際にあったというケースを参考にしながら、事前に確認しておくべきことを紹介します。
ケース３
自宅でウェブ面接した際、面接官の後ろを家族が横切る様子が映ってしまった。別の面接官では、部屋に飾ったアニメ作品の大量のグッズが映ってしまった。
▶事前の確認
自宅で面接する場合は、家族が入れない個室で行うのがベストです。やむを得ず共有スペースで行う場合は、家族に面接中である旨を伝えて、背景に映ることがないよう配慮しましょう。また、イヤホンを必ず使い、音が漏れないようにしましょう。自室で行う場合は、カメラに映る範囲に趣味性の強いものが映っていないか事前に確認しましょう。
ケース４
イヤホンを使わずに職場の一角でウェブ面接を行ったところ、個人情報を含むスタッフ同士の会話が求職者に聞こえてしまっていた。
▶事前の確認
職場で行う場合も、できれば人が入って来ない部屋を用意しましょう。また、周囲の音や会話は意外と相手に聞こえるものなので、必ずイヤホンとマイクを使いましょう。なお、パソコンではなくスマートフォンやタブレットを使って面接することを「相手に失礼なのでは」と考える人がいますが、全く問題ありません。スマホやタブレットで行う場合は、固定できる台に置いて映像がぶれないように気を付けましょう。
「ウェブ面接は時間の調整がしやすく、遠方の求職者とも話すことができるなどメリットは多いです」と話す長井さん
オンラインでの面接に慣れるまでは環境や備品の整備、勝手が異なることへの心理的な負担などがありますが、長井さんは「ウェブ面接は時間の調整がしやすく、対面なら移動時間の都合で実施が難しい18時や20時といった時間帯にも面接を組みやすいです。移動の制約がないので、遠方の求職者と話すこともできます。デメリットよりも採用活動を効率的に行えるメリットの方が大きいと思います」と話します。
ウェブ面接を初めて行う前には、今回お聞きした所作と環境の２つのポイントに配慮できているか確認してから始めましょう。
新型コロナウイルスの感染拡大によって受診抑制が働き、減収に見舞われている医療機関は少なくなく、今後の経営に多くの懸念を与えています。ただ一方では、オンライン診療の拡充やFAX文化の見直しなど、これまでなかなか進まなかったことが急速に改善されつつあります。この流れに乗って、採用活動にも目を向けて面接や履歴書管理などのオンライン化を検討してみてはいかがでしょうか。
メディカルサポネット編集部（取材日／2020年4月28日）
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