生産性向上委員会の運用と5Sの進め方

１. 生産性向上委員会のプロセス

生産性向上委員会の最初のプロセスでは、介護現場の日常業務フローを時間軸ごとに分割し、各業務パートで使用される管理書類や機材、職員数を一覧化する。

この作業により、書類の重複や独自の書類の存在を整理し、現場職員へのインタビューを通じて課題を明確化し、その根本原因を特定することが重要である。

分析には3M（無理、無駄、ムラ）の考え方を用いる。

課題分析においては、難解な手法は必要なく、職員インタビューの実施方法を工夫することで効率化が可能となる。

例えば、対面でのインタビューには時間や場所の制約があるが、ZOOMなどのオンライン会議システムやビジネスチャットツールを活用することで、時間に縛られずに意見交換やアンケートの実施ができる。

また、AI搭載のICレコーダーを用いることで記録作業の負担を軽減し、議事録作成の効率を向上させることが可能である。

課題分析が完了した後は、5Sを活用して業務改善を実施し、業務の効率化と生産性の向上を図る。

２. ５S の進め方

5Sの第一ステップである整理は、必要なもの、不必要なもの、すぐには使わないものに分類することから始まる。

保存期限を超えた書類や重複したデータ、個人的に管理されている書類、不要なメールやファイルなどが対象となる。

整理とは「捨てる」ことであり、必要なもののみを残し、不要なものは廃棄し、すぐに使わないものは適切に保管する。

生産性向上委員会が業務全体をチェックし、不要と思われるものにタグを付けて分類し、再確認の後に廃棄や保管場所の移動を行う。

次に整頓は、使いやすさを追求する段階であり、定置（物の場所を決める）、定品（種類ごとにまとめる）、定量（必要な分だけ管理する）を基本とする。

例えば、紙の書類は利用者ごとのファイルに整理し、保管期間を過ぎたものは適切に処分する。

ラベル付けや表示を徹底し、誰でも必要なものを素早く取り出せる状態を維持する。

清掃は、「使いたいものをすぐに正しく使える状態」を保つために不可欠であり、職員が日常的に清掃を行い、不要なものや規則外の物品を片付けることを習慣化する。

業務終了時には自身の作業スペースを整理し、清掃しながら異常がないかを点検する。

適切な用具の管理とともに、常に清潔な状態を維持することが業務効率向上につながる。

清潔の段階では、小さな汚れや異常を見逃さず、常に整った環境を維持することを目指す。

乱雑な環境では異常や汚れが埋もれやすくなるため、机の上を整理するなどのルールを定め、夜勤者や出勤時の職員がチェックする仕組みを取り入れる。