メールの件名が「~の件」はNG!? 医療従事者のためのビジネスメール術

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毎日のように使うビジネスツールのメール。簡単に操作できることもあり、ビジネスメールの基礎を習ったことがある人は多くないかもしれません。でも、操作できることと正しく使えていることは別物。「メールの件名に『~の件』と書くのはNGですよ」。そう指摘するのは、医療・製薬業界向けのビジネスメール講座で講師を務める一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師の花井美代子さんです。自分のメールは実は間違いだらけかも…!? 花井講師に、医療従事者のための「伝わるビジネスメール」のイロハをお聞きします。

取材・編集・構成/メディカルサポネット編集部

メールの件名が「~の件」はNG!? 医療従事者のための「伝わるビジネスメール術」

 

――医療従事者がメールを作成するときに気を付けるポイントはありますか?

 

花井美代子さん(以下、花井):医療従事者もビジネスパーソンもメールの基本的なポイントは変わりません。大切なのは自分の主張よりも「受け手に分かりやすく、読みやすく伝えること」を意識することです。

 

「大切なのは受け手に分かりやすく、読みやすい文面であることです」と話す花井美代子講師

 

――「分かりやすく、読みやすく」するには、具体的にどのような点に注意すればよいのですか?

 

花井:意識するポイントとしては大きく3つあります。

   1)受信者への心遣い

   2)正しい言葉遣い

   3)ビジュアルの見やすさ、分かりやすさ

   では上記3つをさらに詳しく解説していきます。

 

署名に表れる受信者への心遣い

花井:ビジネス、医療関係者問わず全てのメールの基礎にあるのが「受信者への心遣い」です。これから解説するポイントは全てこの心遣いを表現したものと考えてください。例えばこんなメールの署名は見たことがありませんか?

 

      例)

      ------------------------------------------

       日本ビジネスメール協会 花井美代子

       Hanaimiyoko@*****.com

      ------------------------------------------

 

――はい、見掛けますね。シンプルイズベストという考えなのでしょうか。

 

花井:受信者の立場に立ってみてください。緊急の要件で送信者にメールではなく電話をする必要が生じたとします。しかし、署名に電話番号が記載されていなければ、名刺ストックをひっくり返して探すことになるでしょう。このような手間を生じさせないためにも、署名には名刺に書いてある程度の情報は盛り込みましょう。これも相手への気遣いの一つです。

  

「よいしょ」メールになっている!? 謙譲語オンパレードに注意

――「相手への心遣い」を他にも表現できる方法はありますか?

 

花井:分かりやすい表現としては「言葉遣い」です。ポイントの2つ目、「正しい言葉遣い」についてお話しますね。私の講座を受ける生徒によく見られるメールがこちらです。

 

 

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