2017.07.19
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紹介会社を利用しての採用活動のアドバイス(面接選考後~内定承諾)

【採用・育成・定着ノウハウ】

メディカルサポネット 編集部からのコメント

母集団形成のために、自社サイトや媒体での採用のみならず、紹介会社を利用した採用活動を行っている病院や企業も多いと思います。そこで今回は、紹介会社を利用した場合の選考のポイントをお伝えします。面接選考後から内定承諾までの1つ1つのフェーズで気をつけるべきポイントを丁寧にご説明します。また、内定承諾から入職までの期間で、入職予定者から実際にあったご相談事例から入職前辞退を防止するポイントをお伝えします。

 

内定(採用)・不採用のご連絡

面接当日から23日以内を目安に、弊社へ内定(採用)・不採用の旨を通知ください。内定の場合は、入職後のトラブル防止のためにも、書面にて『内定通知書』・『採用条件通知書』のご提示を行いましょう。

※貴院・貴社指定のフォーマットでも構いません。

今後の応募者選定の参考になるため、不採用の場合は不採用に至ったご理由を紹介会社に伝えましょう。

 

 

 

※採用条件通知書・内定通知書のフォーマットをお持ちでない場合は、紹介会社の営業担当者にご連絡ください。

 

内定受諾・辞退のご連絡

 

応募者が内定を受諾された場合は、紹介会社からその旨の連絡があります。また併せて、入職日の調整を紹介会社が実施します。その後、貴院・貴社と入職予定者との直接コンタクト開始となります。入職手続きに関する書類送付やお電話等でのご連絡・ご案内を行いましょう。直接ご連絡いただく際には、できるかぎり迅速かつ丁寧なご対応を行うことが重要です。入職予定者にとって、内定受諾から入職までの間は、不安を抱きやすい期間でもあります。貴院・貴社の対応の印象が入職予定者のモチベーションにつながりますので、「内定を承諾して良かった」・「不安なく入職できる」といった安心感を与えていただけるよう、ご留意ください。応募者が内定を辞退される場合は、理由と併せて紹介会社からの連絡があります。

 

内定受諾から入職日まで

内定受諾から入職までの期間が2ヶ月以上ある場合は、入職するまでに定期的なご連絡をすることが大切です。内定受諾直後、入職直前のご連絡に加え、12ヶ月に一度の目安でコンタクトを取っていただくことで、入職予定者は安心して入職日を迎えられます。また、入職前のオリエンテーションや入職予定者を集めた交流の機会を設けたり、配属予定先の職員にも入職予定者の情報を共有した上で受け入れ体制の指導を行うことによって、スムーズな入職および入職後の定着率向上につながります。

 

入職前のご相談事例

・入職1ヶ月前となりましたが、入職先からの連絡が一切ありません。入職書類等の郵送物も届いていないのですが・・・どうすればよいでしょうか?

・転職時に引越しが必要なのですが、入寮手続きはいつ頃になりますか?また、引越し日はいつ頃に確定しますか?

・託児所に子供を預けて勤務をしますが、託児所の手続きはいつ頃になりますか?

 

入職前辞退防止のポイント

 

入職予定者と電話で直接お話ください

新しい職場に入職される方は、小さな事項にも不安を抱くことがあります。書類の郵送だけでなく、直接お電話でお話しいただくことで不安が軽減されるケースもございます。入職予定者の人数によってはご連絡を取るまでに時間を要することもありますので、その場合には人材紹介会社との連携の上で入職予定者のフォローを行いましょう。

 

引越し、託児所などの案内は早めにご連絡しましょう

特に転居を伴う入職の場合、限られた日数で入職前の準備を進めなければならないケースもございます。引越しや入寮・託児所の利用手続きについては、なるべく早めにご連絡することが大切です。オリエンテーションや健康診断についても同様となります。

 

まとめ

面接結果は23日を目安にご通知ください。内定の場合は、書面にて『内定通知書』・『採用条件通知書』を行うことで、入職後のトラブル防止になります。不採用の場合は不採用に至ったご理由を紹介会社に伝えると今後の応募者選定の参考になります。内定受諾後は、入職予定者との直接コンタクト開始です。書類の郵送だけでなく、直接お電話でお話しください。入寮・託児所の利用手続き、オリエンテーションについては、できる限り早めにご案内をしましょう。入職までに2か月以上ある場合は定期的な連絡を行うことで安心して入職日を迎えられます。

 

 

 

メディカルサポネット編集部

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