2022.07.07
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【医療・介護従事者向け】「伝わるビジネスメール」とは?ビジネスメールの基本とマナーを解説します

【医療・介護従事者向け】4つのポイントを抑えればOK!ビジネスメールの基本とマナー

毎日のように使うビジネスツールのメール。簡単に操作できることもあり、ビジネスメールの基礎を習ったことがある人は多くないかもしれません。でも、操作できることと正しく使えていることは別物。「メールの件名に『~の件』と書くのはNGですよ」。そう指摘するのは、医療・製薬業界向けのビジネスメール講座で講師を務める一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師の花井美代子さんです。自分のメールは実は間違いだらけかも…!? 花井講師に、医療・介護従事者のための「伝わるビジネスメール」のイロハをお聞きし、解説します。
 
取材・編集・構成/メディカルサポネット編集部

 

1.メールは件名が「命」 忙しい人にも読まれる件名とは?

仕事をする上で欠かせないメール。毎日十数件、多ければ100件以上のメールを受信する方もいるのではないでしょうか。受け取ったメールは受信ボックスの一覧で「すぐに確認するメール」か、「あとで開くメール」かを判断されることが多いものです。その判断の基準となるポイントが、「件名」です。特に忙しい相手に送るメールでは、パッと見て「今すぐ読んでおこう」と思ってもらえるよう、具体的に内容が伝わる件名を心がけましょう。

 

【医療・介護従事者向け】4つのポイントを抑えればOK!ビジネスメールの基本とマナー

 

【医療・介護従事者向け】4つのポイントを抑えればOK!ビジネスメールの基本とマナー

  

 

  ワンポイントアドバイス

上記のNG例では、件名からおおよその内容は分かりますが、その具体的な中身については一切触れられていません。このような件名では、「後で確認しよう」と判断され、結局はメールが開封されない可能性が高まります。改善のポイントは、具体的に書くこと。OK例のように、「時間変更のご連絡」と具体的な内容を盛り込み、場合によっては緊急度合いを【至急】と冒頭に示してもよいでしょう。文字を()や【 】などのカッコではさむと、受信一覧に件名が並ぶ中で、目にとまりやすくなります。

 

 

2.署名に表れる受信者への心遣い

医療介護従事者に関わらず、全てのメールの基礎として重要なのが、「受信者への心遣い」です。この「心遣い」を表すポイントを解説します。まず、ご自身のメールの「署名欄」を思い浮かべてみてください。以下のような署名の表記になっていないでしょうか?

(例)

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日本ビジネスメール協会 花井美代子
Hanaimiyoko@*****.com
------------------------------------------

 

  

受信者の立場に立って考えてみましょう。例えば緊急の要件で、メールの送信者に電話をする必要が生じたとします。もし上記の例のように署名に電話番号が記載されていなければ、まずは名刺を探し、電話番号を確認することから始めなければなりません。このような手間を生じさせないためにも、名刺に書いてある程度の情報は署名に盛り込みましょう。これも相手への気遣いの一つです。

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